§ 58 Nr. 4 BGB sieht vor, dass die Satzung des Vereins Regelungen dazu enthalten soll, wie die Mitgliederversammlung einzuberufen ist und wie die Beschlüsse beurkundet werden. Dazu gehört auch eine Bestimmung über die Frist zur Einberufung der Mitgliederversammlung. Das Gesetz macht keinerlei Vorgaben dazu, wie lange die Frist sein muss, sodass jeder Verein grundsätzlich frei über die Länge der Frist entscheiden kann.  

Logischerweise muss die Frist aber mindestens so lange sein, dass jedes Mitglied ausreichend Zeit hat, sich auf die Versammlung vorzubereiten, sich mit der Tagesordnung auseinanderzusetzen und etwaige Anfahrten zu planen. In der Regel empfehlen wir, eine Frist von zwei Wochen nicht zu unterschreiten. Nach unserer Erfahrung ist eine Dauer von zwei Wochen für alle Beteiligten sinnvoll: Der Verein ist relativ spontan handlungsfähig und die Mitglieder*innen haben in der Regel noch keine anderen, nicht verschiebbaren Termine.  

Das OLG Düsseldorf hat in einem Beschluss zu dieser Frage im Sommer des letzten Jahres entschieden, dass sogar eine Ladungsfrist von fünf (5) Tagen ausreichend sein kann. Die wichtige Aussage der Entscheidung liegt darin, dass die Länge der Frist von den Gegebenheiten rund um den Verein abhängig ist. Der Verein, über dessen Ladungsfrist in dieser Entscheidung gestritten wurde, war ein Traditionsverein mit lokalem Bezug. Zudem hatte die Mitgliederversammlung in den letzten Jahren immer an einem bestimmten Wochenende im Januar stattgefunden, sodass die Mitglieder*innen davon ausgehen konnten, dass auch in diesem Jahr die Versammlung an diesem Wochenende stattfindet. Die Mitglieder*innen waren zudem „Profis“ im Hinblick auf den Satzungszweck und mussten sich nicht lange in eine bestimmte Materie einarbeiten. Diese Aufzählung stellt schon recht klare Kriterien dar, die von Vereinen bei Überlegungen zu Satzungsregelungen herangezogen werden können. Diese Kriterien können im Umkehrschluss dazu führen, dass in bestimmten Konstellationen gerade eine lange Ladungsfrist notwendig ist, z.B. wenn Mitglieder*innen weite Anreisewege haben oder die Tagesordnung sehr komplexe Punkte enthält.   

Diese Entscheidung zeigt einmal mehr, dass Vereine bei der Gestaltung ihrer Satzung recht frei sind und die Eigenheiten ihres Vereins stets berücksichtigen dürfen und müssen. In unseren Mustern finden Sie daher Formulierungen für verschiedene Regelungen und entsprechende Hinweise zu Alternativen.