Geschäftsführer suchen und einstellen? So einfach geht es nicht.
Der Verein wächst und mit ihm auch der Organisations- und Verwaltungsaufwand. Ein Geschäftsführer soll her, um das Arbeitspensum des Vorstands nicht weiter ansteigen zu lassen. Also sucht sich der Verein einen geeigneten Kandidaten für den Posten und regelt die Konditionen in einem Arbeits- oder Dienstvertrag – je nachdem ob der Geschäftsführer als Arbeitnehmer oder auf eigene Rechnung tätig wird. ABER: Ein Arbeitsvertrag allein genügt nicht, um den Geschäftsführer mit der nötigen Vertretungsmacht auszustatten. Unter Umständen kann dem Vorstand sogar Organisationsverschulden vorgeworfen werden, wenn er faktisch die Geschäfte nicht führt, sondern an eine dritte Person weitergibt. Für den Verein ergeben sich zwei Möglichkeiten, einen Geschäftsführer außerhalb der Vorstandschaft rechtssicher zu beschäftigen:
Geschäftsführer mit Einzelvollmacht und Haftungsrisiko
Als Arbeitgeber können Vereine Mitarbeiter einstellen, auch um die Vereinsgeschäfte zu führen. Ein Geschäftsführer per Arbeitsvertrag aber ohne Satzungsgrundlage hat allerdings keine Organfunktion im Verein, handelt also als Erfüllungsgehilfe (Arbeitnehmer) für den Vorstand. Damit er diesen sinnvoll entlasten kann, muss er den Verein nach außen vertreten können. Dafür bedarf es zusätzlich einer Vollmacht durch den Vorstand. Das Problem: In einem Verein dürfen nur Einzelvollmachten mit einer sachlichen Begrenzung erteilt werden. Die sachliche Begrenzung sollte sich auf eine bestimmte Art von Rechtsgeschäften oder einen bestimmten Bereich beziehen, z.B. Einkauf von notwendigem Büromaterial. Eine Prokura oder Generalvertretungsvollmacht ist im Vereinsrecht nicht zulässig.
Möchte Frau Schmidt als Geschäftsführerin also eine neue Musikanlage für das Vereinsheim kaufen, muss sie sich vorher eine Vollmacht vom Vorstand besorgen. Diese kann formlos z.B. auf einem Briefbogen des Vereins erteilt werden: „Hiermit bevollmächtigen wir Frau Schmidt zum Erwerb einer Musikanlage für das Vereinsheim.“ Schießt Frau Schmidt aber über das Ziel hinaus und kauft zusätzlich noch Karaoke-Anlage und Nebelmaschine, würde sie ohne Vertretungsmacht handeln und dafür persönlich haften.
Satzung darf Vollmachterteilung nicht ausdrücklich untersagen
Liegt ein Arbeitsverhältnis vor, gelten die Vorschriften des Arbeitsrechts. Der Geschäftsführer genießt also die weiteren Arbeitnehmerrechte wie z.B. Anspruch auf Urlaub, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall oder die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes. Natürlich kann auch ein entsprechend bevollmächtigtes Vereinsmitglied den Geschäftsführerposten ehrenamtlich übernehmen. Generell müssen Sie bei diesem Modell Folgendes beachten: Da sich die Vertretungsbefugnisse des Geschäftsführers nicht direkt aus der Satzung, sondern aus rechtsgeschäftlichen Einzelvollmachten ableiten, darf eine Vollmachterteilung in der Satzung nicht ausdrücklich untersagt sein.
Geschäftsführer per Satzungsgrundlage: Besonderer Vertreter
Grundsätzlich ist es allein dem Vorstand vorbehalten, Rechtsgeschäfte für den Verein zu tätigen. Sollen aber neben dem Vorstand weitere leitende Personen regelmäßig und mit festem, aber beschränktem Wirkungskreis dazu berechtigt sein, bietet es sich an, diese per Satzung zu Besonderen Vertretern nach §30 BGB zu machen. Gerade wenn ein wesentlicher Teil der laufenden Geschäftsführungsaufgaben auf eine Person übertagen oder Abteilungen eigenständig geleitet werden sollen, ist das Modell des Besonderen Vertreters zweckdienlich.
Denn anders als ein bevollmächtigter Geschäftsführer ist der Besondere Vertreter ein durch die Satzung legitimiertes Vereinsorgan, das den Verein als solches in einem beschränkten Rahmen nach außen vertreten, also in seinem Namen Geschäfte durchführen kann. Die Erteilung von Einzelvollmachten ist damit überflüssig und auch persönliche Haftungsrisiken muss Ihr Geschäftsführer nicht befürchten. Der Verein haftet im Rahmen der Organhaftung für die Handlungen seines Besonderen Vertreters.
Satzungsänderung, Bestellung und Eintragung ins Vereinsregister
Wichtig: Die Bestellung eines Besonderen Vertreters ist also nur mit einer entsprechenden Satzungsgrundlage möglich. Diese sollte idealerweise auch Regelungen zum Umfang der Vertretungsmacht enthalten und den Tätigkeitsbereich – zumindest im Groben – definieren.
„Die Mitgliederversammlung (oder: der Vorstand) kann einen Geschäftsführer (als besonderen Vertreter im Sinn des § 30 BGB) bestellen. Der Umfang seiner Vertretungsmacht ist auf Rechtsgeschäfte bis zu …. Euro beschränkt.“
Fehlt diese Klausel in Ihrer Satzung, bedarf es einer Satzungsänderung, um einen Besonderen Vertreter als Geschäftsführer – entweder von der Mitgliederversammlung oder vom Vorstand – zu bestellen und später gegebenenfalls auch abzuberufen. Mit seiner Organstellung wird der Besondere Vertreter, wie auch der Vorstand, ins Vereinsregister eingetragen.
Vereinsorgane sind keine Arbeitnehmer
Als satzungsgemäßer Besonderer Vertreter muss Ihr Geschäftsführer nicht zwangsläufig Mitglied im Verein sein. Er kann auch als Angestellter vom Verein beschäftigt werden. Die Organstellung allein begründet jedoch kein Beschäftigungsverhältnis. Im Gegenteil: Personen, die kraft Satzung zur Vertretung des Vereins berufen sind, gelten grundsätzlich nicht als Arbeitnehmer und genießen daher auch nicht automatisch Arbeitnehmerrechte. Erst wenn ein abhängiges Arbeitsverhältnis – begründet durch einen Arbeitsvertrag zwischen Verein und Geschäftsführer – vorliegt, greifen ggfls. Kündigungsschutz, Urlaubsanspruch, Entgeltfortzahlung und so weiter. Alternativ kann der Besondere Vertreter auch im Rahmen eines freien Dienstvertrages als Geschäftsführer agieren und entlohnt werden. Dann muss jedoch sichergestellt sein, dass der Verein hinsichtlich Zeit, Ort und Inhalt der zu leistenden Arbeit nicht weisungsbefugt ist.
FAZIT: Vereinsrecht und Arbeitsrecht bei der Entscheidung beachten
Sie haben also zwei Möglichkeiten, Ihrem Vorstand durch einen zusätzlichen Geschäftsführer Arbeit abzunehmen. Beide Modelle haben ihre Vor- und Nachteile. Wichtig ist, dass Sie jeweils die vereinsrechtlichen und die arbeitsrechtlichen Voraussetzungen berücksichtigen. Im Rahmen des Vereinsrechts müssen Sie entscheiden, ob Ihr Geschäftsführer per Satzungsgrundlage oder per Einzelvollmacht eine Vertretungsmacht erhält. Letzteres ist zwar zuweilen etwas umständlich, aber eine durchaus flexible Lösung, da eventuell nötige Satzungsänderungen, die Bestellung durch die Mitgliederversammlung und die Eintragung ins Vereinsregister wegfallen. Als Besonderer Vertreter hingegen ist ihr Geschäftsführer nicht nur dauerhaft satzungsgemäß vertretungsberechtigt, sondern auch durch die Organhaftung des Vereins abgesichert. Ein nicht zu vernachlässigendes Argument, gerade wenn umfangreichere Geschäftsführeraktivitäten gefragt sind, um den Vorstand zu unterstützen.
Arbeitsrechtlich geht es darum zu entscheiden, ob der Geschäftsführer weisungsgebunden, abhängig beschäftigt und angemessen entlohnt werden soll oder ob er als freier Dienstleister auf eigene Rechnung tätig wird. Entsprechend muss ein Arbeits- oder Dienstleistervertrag mit dem Verein geschlossen werden. Davon hängt auch ab, ob dem Geschäftsführer Arbeitnehmerrechte zustehen. Die Trennung von Organ- und Anstellungsverhältnis muss übrigens auch bei der Beendigung der Geschäftsführertätigkeit beachtet werden. Regeln Sie daher in der Satzung, ob bei der Niederlegung des Amtes als Besonderer Vertreter die Kündigung des Arbeits- oder Dienstvertrages separat zu erfolgen hat. Gegebenenfalls müssen dann Kündigungsfristen eingehalten werden.
