Ein Blick in die Vereinssatzung verrät, ob eine Briefwahl ohne Mitgliederbeschluss durchgeführt werden kann. Ist dort nichts zu finden, müssen alle Stimmberechtigten einer Briefwahl vorab zustimmen. Ein stillschweigendes Einverständnis ist nicht möglich. Oftmals scheitern schriftliche Beschlussfassungen, wenn auch nur ein Mitglied auf das entsprechende Anschreiben zur Briefwahl nicht reagiert.

Aufnahme in die Satzung

Wer vorbauen möchte nimmt die Briefwahl in die Satzung auf.
Die Satzung sollte das Verfahren aber so gestalten, dass der Mehraufwand überschaubar bleibt. Deswegen sollten die Briefwahlunterlagen nur auf Anforderung verschickt werden und die zurückgesendeten Wahlzettel zur Mitgliederversammlung vorliegen. Da eine kurzfristige Kandidatur dann nicht mehr berücksichtigt werden kann, muss die Satzung unbedingt eine Regelung zur Aufstellung von Wahlvorschlägen enthalten, bspw. „Anträge zur Ergänzung können von jedem Mitglied eingebracht werden. Sie müssen eine Woche vor der Versammlung schriftlich mit Begründung vorliegen.“

Formulierungsvorschlag für die Satzung: „(…) Mitglieder, die an Mitgliederversammlungen zu Vorstandswahlen nicht teilnehmen können, können ihre Stimme schriftlich abgeben. Sie erhalten dazu auf Antrag einen entsprechenden Stimmzettel, der spätestens zu Beginn der Wahlversammlung beim Vorstand eingereicht werden – und mit der eigenhändigen Unterschrift des Mitglieds versehen sein muss.“

Da Wahlergebnisse und Beschlüsse der Mitgliederversammlung nebst der Satzung die Basis für die Führung des Vereins darstellen, muss die Briefwahl sehr sorgfältig durchgeführt werden.

Die Vorbereitung

Punkt 1
Die Basis bildet eine korrekt geführte Mitgliederliste. Daraus wird ein Wählerverzeichnis erstellt, indem aus der Mitgliederliste alle wahlberechtigten Mitglieder auf eine Liste gesetzt werden und jeder Stimmberechtigte eine Nummer erhält. Es empfiehlt sich, vorab nochmal genau in der Satzung nachzulesen, wer stimmberechtigt ist und wer nicht. Wie verhält es sich bspw. mit dem Stimmrecht minderjähriger Mitglieder?

Punkt 2
Per Vorstandsbeschluss ist eine Wahlvorstand zu bestimmen. Wichtig ist, dass die betreffenden Vorstandsmitglieder nicht selbst zur Wahl stehen oder bezüglich der zu treffenden Entscheidung nicht in direktem Zusammenhang stehen.

Punkt 3
Für die Durchführung einer Briefwahl ist einiges an Unterlagen vorzubereiten.

1. Ein Anschreiben für die Mitglieder, das erläutert, was und warum schriftlich abgestimmt wird. Darüber hinaus muss dieses Schreiben auch erklären, wie die Briefwahl abläuft.

2. Ein Stimmzettel, auf dem der zur Wahl stehende Sachverhalt eindeutig und unmissverständlich bezeichnet ist.

3. Umschläge für die Stimmzettel

4. Ein Wahlschein, auf dem die Anschrift des Mitglieds, die Wählernummer, die Rücksendefrist und ein Unterschriftsfeld eingefügt sind.

5. Umschlag für den Rückversand mit der Adresse von Verband/Verein

6. Kuverts für den Versand der vorbereiteten Unterlagen an die Mitglieder

Korrekte Durchführung

Die Wahlunterlagen, die bis zum Abgabetermin zurückkommen, müssen ungeöffnet an einem sicheren Ort, aufbewahrt werden.

Ist die Frist abgelaufen, werden die Briefe gezählt und geöffnet. Wichtig ist, den Eingang der Wahlunterlagen mit dem Wahlschein auf dem Wählerverzeichnis zu markieren. Hierbei wird auch geprüft, ob die Wahlscheine korrekt ausgefüllt sind. Fehlt eine Unterschrift oder weist der Wahlschein sonstige falsche Angaben auf, wird der Stimmzettelumschlag ungeöffnet bei Seite gelegt. Die Stimmzettelumschläge, die zugelassen sind, werden nun geöffnet und die Stimmzettel ausgezählt.
Wichtig ist, dass die Auszählung korrekt protokolliert, wird:
– Die fehlerhaften Wahlbriefe werden nicht im Protokoll aufgeführt.
– Die Zahl der ausgezählten Stimmzettel wird im Protokoll erfasst.
Die Wahlergebnisse werden wie im Wahlprotokoll üblich mit Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen aufgeführt. Das Wahlergebnis wird anschließend bekannt gegeben.

Im Verein können Beschlüsse durch schriftliche Teilnahme der Mitglieder durchgeführt werden. Ein solches Verfahren ist immer möglich, da § 32 Abs. 2 BGB dies vorsieht. Nach § 32 Abs. 2 BGB ist eine solche Beschlussfassung aber nur wirksam, wenn alle Mitglieder zugestimmt haben. (4.236 Zeichen)