Rechtlicher Hintergrund zur Organisationspflicht des Vorstands bei der Aufgabendelegation

Die Entscheidungen zur Organisationspflicht eines Vorstands bei der Aufgabendelegation geht auf ein Urteil des OLG Frankfurt am Main zurück. Der Fall selbst befasste sich mit dem Geschäftsführer einer GmbH und der Frage einer Schadensersatzhaftung. Die Beschlüsse gelten aber auch für den Vorstand eines Vereins, sofern es um die Aufgabendelegation und das damit verbundene persönliche Haftungsrisiko geht (§ 26 BGB). Darüber hinaus stellte das Gericht fest, dass ein haftungsausschließendes Einverständnis nach dem Ablauf einer gewissen Zeit überprüft werden muss. Mit diesem Einverständnis stimmen Gesellschafter der Vorgehensweise des Vorstands zu und entlasten ihn auf diese Weise. Grundsätzlich wird in dem Urteil des OLG Frankfurt aber auch festgestellt, dass der Vorstand die Möglichkeit hat,

„gesellschaftliche Aufgaben an Angestellte der Gesellschaft und Dritte zu delegieren“

(OLG Frankfurt/M., Urteil v. 23.05.2019, Az.: 5 U 21/18)

Bei der Aufgabendelegation hat der Vorstand stets Sorge dafür zu tragen, dass keine Verstöße gegen die Satzung, den Vereinszweck oder andere Pflichten begangen werden. Jeder rechtliche Verstoß, der durch ein Vereinsmitglied im Außenverhältnis begangen wird, ist gleichzeitig eine Pflichtverletzung des Vereinsvorstands im Innenverhältnis – und das bedeutet immer ein Haftungsrisiko. Deshalb weist das OLG Frankfurt im Rahmen einer Aufgabendelegation durch den Vorstand hin, dass dieser zu einer

„sorgfältigen Auswahl, Anleitung und Kontrolle bzw. Überwachung der Mitarbeiter und Dritten verpflichtet“

ist.

Aufgabendelegation des Vorstands – das müssen Sie beachten

Mit der Entscheidung des OLG wird klar, dass es Aufgabe des Vorstands ist, für eine sorgfältige Auswahl, Anleitung sowie Kontrolle bzw. Überwachung der Vereinsmitglieder und Dritter Sorge zu tragen. Bestandteil dessen ist es auch, „bei Hinweisen auf Unregelmäßigkeiten oder Gesetzesverletzungen diesen unverzüglich nachzugehen“. Das bedeutet für den Vorstand eines Vereins, dass dieser die Aufgaben von vornherein so organisieren muss, dass Pflichtverletzungen durch die Personen, an welche die Aufgaben delegiert wurden, ausgeschlossen werden. Hierfür bedarf es einer laufenden Kontrolle durch den Vorstand. Und das von Anfang an und nicht erst, wenn Missstände und Fehler entdeckt wurden.

Gerade die Überwachung der Kontrollvollmachten stellt in diesem Zusammenhang einen besonders sensiblen Bereich dar. Denn um der Vorstandspflicht nachzukommen, muss eine regelmäßige Kontrolle der Nutzung der Kontovollmachten erfolgen. Diese Überprüfung erfolgt mittels der Einsicht in die Kontoauszüge der Vereinskonten. Zusätzlich wird stichprobenartig der Zahlungsverkehr mittels Vorlage von Belegen und den veranlassten Zahlungen und Überweisungen überprüft. Im besagten Fall des OLG hatte eine solche Überprüfung nicht stattgefunden, weshalb das Gericht sich für eine Schadensersatzhaftung des Geschäftsführers aufgrund unzureichender Kontrolle des Mitarbeitenden aussprach.

Fazit zur Organisationspflicht des Vorstands bei der Aufgabendelegation

Die Delegation der Unternehmens- bzw. Vereinspflichten vermindert das Organisationsrisiko, sodass sich Vereinsmitglieder und Dritte nicht einfach auf Unkenntnis der Plichten ihres Verantwortungsbereichs berufen können. Auf diese Weise wird ein Vorwurf gegen den Vorstand abgewendet und das Risiko von Verantwortungslücken vermieden. Mit der umfassenden Dokumentation aller Aufgabenbereiche und die Verteilung der Zuständigkeiten kann jederzeit nachvollzogen und kontrolliert werden, ob die übertragenen Pflichten auch erfüllt werden. Hierfür müssen die Verantwortlichen namentlich aufgeführt werden.