Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff

Für gemeinnützige Organisationen ist die Einhaltung der GoBD von besonderer Bedeutung, da sie ihre Gemeinnützigkeit gegenüber den Finanzbehörden nachweisen müssen. Die GoBD stellt sicher, dass die Finanzbuchhaltung transparent, nachvollziehbar und unveränderbar ist, was für die Prüfung durch die Finanzbehörden erforderlich ist. Die Einhaltung der GoBD trägt dazu bei, die Gemeinnützigkeit zu schützen und mögliche steuerliche Nachteile zu vermeiden. Im Folgenden zeigen wir Ihnen die wichtigsten Arbeitsbereiche im Verein auf, die die Einhaltung der GoBD besonders erfordern:

Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen:

Die Buchführung muss nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Alle buchhalterischen Vorgänge müssen dokumentiert werden, und die Originalbelege (auch in elektronischer Form) müssen aufbewahrt werden. Änderungen an den Daten, bspw. das Stornieren einer Beitragsrechnung, müssen protokolliert werden.

Spendenverwaltung:

Auch Spenden müssen nach GoBD ordnungsgemäß erfasst und nachverfolgt werden. Hierzu zählen die Aufbewahrung von Spendenquittungen und die nachvollziehbare Zuordnung der Spenden zu den entsprechenden Verwendungszwecken. Das gilt nicht nur für Geldspenden, sondern auch bei Sach- zuwendungen und Verzicht auf Erstattung von Aufwand und Vergütung.

Projekt- und Fördermittelverwaltung:

Fördermittel und deren Verwendung müssen klar dokumentiert werden. Die entsprechenden Belege müssen nach den GoBD aufbewahrt werden, um bei Prüfungen nachweisen zu können, dass die Mittel zweckgemäß verwendet wurden.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung:

Für gemeinnützige Organisationen, die keine doppelte Buchführung machen, ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EÜR) relevant. Auch hier gelten die Grundsätze der Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und zeitgerechten Erfassung.

Aufbewahrungspflichten:

Die GoBD schreibt vor, dass alle steuerrelevanten Unterlagen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Dies gilt auch für elektronische Daten, die in einem Format archiviert werden müssen, welches eine nachträgliche Änderung ­ ausschließt.

Dokumente ohne steuerliche Relevanz sind grundsätzlich sechs Jahre aufzubewahren. Wobei im Einzelfall auch andere Fristen gelten können.

Elektronische Datenverarbeitung:

Daten, die elektronisch erfasst werden, müssen GoBD-konform verarbeitet werden. Das bedeutet, dass Systeme so eingerichtet sein müssen, dass die Daten unveränderbar und revisionssicher gespeichert werden. Es müssen zudem Vorkehrungen getroffen werden, dass die Daten bei Bedarf für die Finanzbehörden zugänglich gemacht werden können. Achten Sie bei der Auswahl von Vereins-Software darauf, dass die Richtlinien der GoBD berücksichtigt sind.

Zugriffsrechte und Datenschutz:

Die Zugriffsrechte auf elektronische Daten müssen klar geregelt sein, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen können. Gleichzeitig müssen Datenschutzvorgaben eingehalten werden.