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13.10.2022

Hängeregister ade! Was sollte Vereins-Software können?

Ein Zettelchen hier, Aktenschränke dort und natürlich das große Hängeregister – das waren noch Zeiten! Mittlerweile sind immer mehr Vereinsverantwortliche auf der Suche nach einer passenden Softwarelösung, mit der sich viele Aufgaben im Verein leichter zu erledigen sind. Wir haben uns durch dieses komplexe Feld gepflügt und versuchen, Ihnen ein paar wertvolle Anhaltspunkte zu liefern.

Quelle: AdobeStock

Und los geht’s!
Bevor Sie sich daran machen, Spezifikationen einzelner Softwareanbieter zu durchleuchten, ist es sinnvoll erst einmal mit allen Personen, die organisatorische Aufgaben im Verein erledigen, über das Thema zu sprechen und deren Einstellung zu digitalen Helfern abzufragen. Denn nur wenn alle mit im Boot sind, finden Sie, was der Verein auch wirklich braucht. Und vielleicht hat auch die eine oder der andere bereits Erfahrungen mit Verwaltungssoftware gemacht.

So individuell Vereine mit den verfolgten Zielen auch aufgestellt sein mögen, gewisse Aufgaben müssen alle erledigen.

  1. Verwalten von Mitgliederdaten

Die Software, mit der Sie Mitgliederdaten sammeln, ordnen, anzeigen und archivieren, sollte Ihnen ermöglichen, Personendaten übersichtlich in unterschiedlichen Kategorien, die Sie wiederum frei bestimmen können, anzulegen.
Je nachdem, welche Mitgliedskategorien die Vereinssatzung erfordert, wie bspw. aktives, passives oder Fördermitglied. Für das schnelle und korrekte Einspielen größerer Mengen an Mitgliedsdaten sollte ein Datenimport, bspw. mit einer Excel-Datei möglich sein.

Darüber hinaus macht es auch Sinn, bspw. Daten von Lieferanten oder Sponsoren anlegen zu können, wenn über die Software Eingangsrechnungen per Überweisung oder Lastschrift bezahlt werden sollen. Ebenfalls hilfreich ist, wenn die Anwendung es ermöglicht, dass Mitglieder ihre persönlichen Daten selbst eintragen und pflegen können, bspw. über eine App.

Ein Profildatenabgleich, welche den Vorständen bei Änderungen am Profil angezeigt wird, stellt auch sicher, dass Daten nur so angepasst werden, wie es der Verein wünscht.

Ideal ist auch, wenn das Verwaltungssystem eine sogenannte Massenbearbeitung bietet. Damit können Sie die Profile mehrerer Mitglieder in einem Arbeitsschritt anpassen. Ein weiteres Plus ist das Erstellen von Listen für Ausfahrten, Mannschaftsaufstellung, Arbeitseinsätze und was Vereine sonst noch vieles tun.

  • Beiträge abrechnen

Während der eine Verein einmal jährlich den Jahresbeitrag mit seinen Mitgliedern abrechnet, müssen andere Organisationen ein komplexes Beitragssystem abbilden. Auch hierfür sollte ein gewähltes System alle Möglichkeiten bereithalten. Können unterschiedliche Beitragssätze und Zahlungsrhythmen eingestellt werden? Wie sieht es mit Familienmitgliedschaften aus und passt sich der Beitrag an, wenn ein Mitglied das 18. Lebensjahr vollendet und den vollen Beitrag bezahlen muss?

Auch das Erstellen von Rechnungen kann über eine Softwarelösung bequem erledigt und per Knopfdruck zum Fälligkeitstermin abgerechnet werden.

  • Die Finanzverwaltung

Banking
Wer die Vereinskonten ohne Einwahl in die jeweiligen Banking Oberflächen überwachen möchte, Lastschrifteinzüge durchführen, Zahlungseingänge verbuchen und Überweisungen erledigen will, kann das mit einem Verwaltungssystem bequem erledigen. Allerdings sollte mit Bedacht ein Anbieter gewählt werden, der die Daten DSGVO-konform hostet, für sichere Übertragungswege sorgt und selbstverständlich einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Verein abschließt.

Ein Qualitätsmerkmal ist auf jeden Fall, dass gleichzeitig die Verbindung zu mehreren Konten möglich ist und die Einrichtung möglichst einfach handzuhaben ist.

Kassenbuch
Früher mit viel Mühe per Hand geführt, ist das Kassenbuch ein wichtiger Baustein der Vereinsfinanzen. Zwar findet ein großer Teil des Zahlungsverkehrs nicht mehr in bar statt, dennoch werden bspw. Eintrittsgelder vor Ort in bar eingenommen und Auslagen gegen Beleg aus der Barkasse ausgezahlt. Es ist empfehlenswert, wenn die genutzte Software im digitalen Kassenbuch automatisch ein paar Regeln aufstellt, die nicht umgangen werden können. Beispiele hierfür wären: der Kassenanfangsbestand kann nach der ersten Buchung nicht geändert werden, Buchungen können erst erfolgen, wenn der Anfangsbestand erfasst wurde, das Erfassen von Belegen darf nur chronologisch erfolgen, fehlerhafte dürfen nur mit Korrekturbuchung korrigiert werden. Damit schafft das System Transparenz und beugt Missbrauch vor.

Buchführung

Egal wie, die Bücher des Vereins müssen ordentlich und nachvollziehbar für das Finanzamt geführt sein. Keine Software kann buchhalterische Grundkenntnisse ersetzen, aber sie kann unterstützend wirken. Daher ist es vorteilhaft, wenn auch dieser Bereich möglichst übersichtlich und einfach zu bedienen ist. Es ist komfortabel, wenn schon bei der Eingabe der eigenen Vereinsdaten Dinge wie das zuständige Finanzamt, Freistellungsbescheid oder die Kleinunternehmerregelung hinterlegt werden können und auch der Kontenrahmen SKR 49 bereits in der Software verfügbar ist. Damit sind Spendenbescheinigungen auf Knopfdruck machbar und auch die Mehrwertsteuerangabe entsprechend an- oder ausgestellt.

  • Planung und Kommunikation

Stille Post ist nichts für die Vereinskommunikation. Schließlich gibt es vieles, was entweder mit allen oder nur mit bestimmten Teilen der Mitglieder oder ehrenamtlich Tätigen geteilt werden muss. Auch hierbei kann eine Vereinssoftware gute Dienste leisten. Manche Software bietet neben integriertem Newsletter, bzw. E-Mail-Versandtool auch eine Chatfunktion für Einzel- oder Gruppenchats. Des Weiteren bieten Vereinskalender die Möglichkeit keine Termine mehr zu verpassen. Mitglieder können somit über eine App, bestehende Termine und Veranstaltungen zu- oder absagen, womit die Planung für Veranstaltungen durch die Vorstände wesentlich leichter von der Hand geht.

Zum Schluss
Die Software muss zum Verein und seinen Strukturen passen. Und auch die finanziellen Möglichkeiten spielen eine Rolle, schließlich gibt es auch Freeware.

Soll es möglich sein, kollaborativ zu arbeiten, scheiden schon mal die Verwaltungssysteme aus, die per CD aufgespielt werden müssen. Die Entscheidung für eine online basierte Software, die alle Daten in einer Cloud speichert, setzt voraus, dass der Anbieter absolute Sicherheit gewährleistet. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, setzt auf einen bekannten Hersteller mit guter Reputation. Auch der Support sowie Beratungsmöglichkeiten dürften bei einem etablierten Softwarehersteller von hoher Qualität sein.

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