Rechtsgrundlage aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Ton-, Foto- und Videoaufnahmen gelten als personenbezogene Daten iSv Art. 4 Nr. 1 DSGVO, wenn Menschen darauf identifiziert werden können. Die Verarbeitung dieser Daten (Erstellung, Speicherung, Weitergabe oder Veröffentlichung) unterliegt daher grundsätzlich den Vorgaben der DSGVO.
Gemäß der DSGVO ist für jeden Verarbeitungsvorgang entweder eine Einwilligung der abgebildeten Personen oder eine anderweitige Rechtsgrundlage iSv Art. 6 DSGVO (zB überwiegendes berechtigtes Interesse des Vereins) erforderlich. Welche Rechtsgrundlage herangezogen werden kann und ob ggf. eine Einwilligung entbehrlich ist, hängt in erster Linie von der Art der Veranstaltung, des Zwecks der Verarbeitung sowie der Art der Aufnahmen ab. Eine Einwilligung der betroffenen Personen braucht es aber in jedem Fall, wenn Aufnahmen nicht nur zu Zwecken der Berichterstattung, sondern zu werblichen Zwecken genutzt werden sollen, bei Portraitaufnahmen sowie bei Aufnahmen von Minderjährigen unter 13 Jahren. Ist die Einholung einer Einwilligung erforderlich, muss diese vorab freiwillig und aktiv (und bestenfalls in Textform) erteilt werden. Das bloße Fehlen eines Widerspruchs stellt keine aktive Einwilligung dar und reicht rechtlich nicht aus.
Sonder- und Ausnahmefall: Kunsturhebergesetz (KUG)
Einen Sonderfall insbesondere im Hinblick auf die DSGVO stellt das KUG dar, welches die Rechte an Werken der bildenden Kunst sowie an Fotografien regelt. Es schützt die Rechte der Urheber (z.B. Fotografen, Maler, Illustratoren) als auch die Rechte der abgebildeten Personen am eigenen Bild und legt fest, unter welchen Bedingungen Bilder von Personen veröffentlicht werden dürfen. Grundsätzlich dürfen Bilder nur mit der Einwilligung der abgebildeten Person veröffentlicht werden, es sei denn, es liegen bestimmte Ausnahmen vor. Das KUG enthält insbes. mit Blick auf Vereinsevents eine wichtige Ausnahme zur Einwilligungspflicht: Danach dürfen Aufnahmen von Personen, die bei öffentlichen Veranstaltungen entstehen und die keine Porträtbilder darstellen, unter bestimmten Umständen (zB zum Zwecke der Berichterstattung) ohne Einwilligung erstellt und veröffentlicht werden, wenn keine berechtigten Interessen der abgebildeten Person dagegensprechen. Insofern kann diese Ausnahmeregelung einen Sonderfall des berechtigten Interesses nach der DSGVO darstellen, was aber in jedem Einzelfall gesondert zu prüfen ist.
Konkrete Maßnahmen: Hinweispflichten und ggf. Einholung einer Einwilligung
Vor dem Hintergrund sollten bei Vereinsevents folgende Maßnahmen, die die DSGVO vorschreibt, umgesetzt werden:
- Maßnahmen vor der Veranstaltung
Werden gezielt Einladungen an Einzelpersonen versendet, sollte bereits in der Einladung anhand angemessener, den Anforderungen der Art. 13, 14 DSGVO entsprechende Datenschutzhinweisen (d.h. inklusive der Angabe des Zwecks, der korrekten Rechtsgrundlage, der Datenempfänger etc.) darauf hingewiesen werden, dass Ton-, Foto- und/oder Videoaufnahmen erstellt und im Anschluss veröffentlicht werden. Sofern eine Einwilligung erforderlich ist, kann mit dem Einladungsschreiben das Einwilligungsformular gleich mitgesendet wird.
Auch auf der Vereinswebsite sollte im Zuge der Veranstaltungsankündigung im Rahmen von Datenschutzhinweisen auf die Absicht, Ton-, Bild- und/oder Videoaufnahmen zu erstellen und zu veröffentlichen, deutlich hingewiesen werden.
- Maßnahmen während der Veranstaltung
Weiterhin kann es sinnvoll sein, am Tag der Veranstaltung anhand von Hinweisschildern und Aushängen darauf hinzuweisen, dass Ton-, Foto- und/oder Videoaufnahmen erstellt und veröffentlicht werden. Informieren Sie in diesem Zuge auch darüber, dass Personen, die überhaupt nicht fotografiert werden möchten, einen Ansprechpartner des Orga-Teams ansprechen können.
Ggf. ist es auch sinnvoll, sofern es vom Aufwand her machbar ist, die Personen, die überhaupt nicht vor die Linse kommen möchten, bspw. mit einem bunten Armband zu markieren.
Sollen Einzelpersonen klar erkennbar im Porträtmodus abgelichtet werden, ist in jedem Fall vorab eine Einwilligung dieser Personen einholen. Generell ist es aber empfehlenswert, sich auf Gruppen- und Szenenaufnahmen zu fokussieren und sensible Bereiche, wie bspw. Garderoben oder Waschräume zu meiden.
- Maßnahmen nach der Veranstaltung
Bevor Aufnahmen, auf denen Personen eindeutig zu erkennen sind, veröffentlicht werden, sollte überprüft werden, welche Rechtsgrundlage hierfür herangezogen werden kann und ob, sofern eine Einwilligung erforderlich ist, die entsprechende Einwilligung der Person für genau die beabsichtigte Verarbeitung vorliegt.
Profis beauftragen
Werden eine professionelle Fotografin oder Fotograf für die Veranstaltung gebucht, kann man zwar davon ausgehen, dass sie als Profis entsprechend auf die jeweiligen Vorgaben achten. Es schadet aber trotzdem nicht, vor Beginn eine kurze Checkliste durchzugehen, damit keine Fotos entstehen, die am Ende nicht genutzt werden können. Agiert der Fotograf oder die Fotografin zudem als Auftragsverarbeiter/in für den Verein, muss mit diesem/dieser gemäß Art. 28 DSGVO ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen werden.
Außerdem sollten die Nutzungsrechte der erstellten Bilder und Videos/Filme vertraglich gesichert werden. Die Fotografin oder der Fotograf bleiben immer Urheber. Als Auftraggeber kann man sich aber die Nutzungsrechte vertraglich einräumen lassen, sodass in jedem Fall ein Lizenzvertrag, der alle (künftigen) Verwendungsarten abdeckt, abgeschlossen werden sollte.
