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13.10.2022

Vorsicht bei Kooperationen – damit aus Teamwork Dreamwork wird

Kooperationen sind für die gemeinnützige Vereinsarbeit eine tolle Sache. Ein meist finanzkräftiger oder fachlich erfahrener Partner bringt den nötigen Schwung in ein Projekt, das sich allein nur schwer hätte verwirklichen lassen. Am Ende winkt doppelte, weil geteilte, Freude über den gemeinsamen Erfolg. Garantiert ist das aber nicht, denn Kooperationen sind auch mit Haftungs- und Steuerrisiken verbunden, deren sich kaum ein Verein im Vorfeld richtig bewusst ist.

Quelle: Adobestock

Gemeinsam mehr erreichen

Wer gemeinsam an einem Strang zieht, entwickelt mehr Kraft und erreicht seine Ziele oftmals schneller als allein. Viele gemeinnützige Vereine suchen sich deshalb starke Kooperationspartner, um zusammen konkrete Projekte zu verwirklichen. Das kann eine überregionale Spendenveranstaltung sein, Aktionen für den Tier- und Naturschutz, die Instandsetzung von Grünanlagen und Spielplätzen, ein innovatives Konzept für einen gemeinsam gestellten Förderantrag und vieles mehr. In den meisten Fällen zahlt sich die Zusammenarbeit aus. Jeder Kooperationspartner bringt eigenes Knowhow in das Herzensprojekt ein, gleichzeitig wird die Arbeit auf zahlreiche Schultern verteilt. Auch haben Kooperationen ein größeres Gewicht in der öffentlichen Wahrnehmung. Das kann zu mehr Spendenbereitschaft führen oder auch neue Fördertöpfe öffnen. In jedem Fall ist es ungemein motivierend, auf Gleichgesinnte zu treffen und die Aufgabe gemeinsam anzupacken. Da möchte man die Ärmel hochkrempeln und sofort loslegen. Klug wäre das aber nicht.

Wenn die Kooperation zur GbR wird, ist Vorsicht geboten

Auch wenn durch das Zusammenlegen von Kompetenzen und Ressourcen gemeinsame Ziele schneller und effizienter erreicht werden, müssen rechtliche und steuerrechtliche Aspekte im Vorfeld berücksichtigt werden. Vor allem gemeinnützige Vereine sollten Kooperationen mit anderen Organisationen oder gewerblichen Unternehmen nicht unüberlegt eingehen. Durch die Zusammenarbeit können mitunter hohe Haftungsrisiken entstehen und auch die Gemeinnützigkeit des Vereins kann in Gefahr geraten. Denn Kooperation ist nicht gleich Kooperation. Ausschlaggebend sind die Aufteilung der Tätigkeiten und das zu Grunde liegende Vertragswerk. Darauf sollte kein Verein verzichten! Was vielen nicht bewusst ist: Auch ohne schriftliche Vereinbarung zwischen den Kooperationspartnern kann allein durch mündliche Absprachen oder schlüssiges Verhalten eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts entstehen – mit weitreichenden Folgen für den Verein, denn eine GbR ist eine Personengesellschaft und somit nicht gemeinnützig. Für den Verein bedeutet das:

  • Unterstützt der Verein die entstandene GbR mit eigenen Mitteln, kann dadurch eine Mittelfehlverwendung begründet werden (Mittelweitergabe an eine nicht gemeinnützige Gesellschaft).
  • Auch andere Ressourcen wie Räumlichkeiten oder Personal darf der Verein einer GbR nicht unentgeltlich überlassen, ohne damit seiner Gemeinnützigkeit zu schaden.
  • Findet ein Leistungsaustausch zwischen dem Verein und der GbR statt oder stellt der Verein Personal oder Sachmittel gegen ein Entgelt oder die Erstattung der Selbstkosten zur Verfügung, zählt das zum steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.
  • Umsatzsteuerlich gilt die GbR als eigenständiger Unternehmer. Bei einem entgeltlichen Leistungsaustausch fällt demzufolge Umsatzsteuer an.  
  • In einer GbR haften die Gesellschafter unbegrenzt gesamtschuldnerisch, auch noch nach dem Ausscheiden aus der Kooperation. Das bedeutet, dass der Verein für die Verbindlichkeiten der GbR voll einstehen muss.
  • Die Verwaltung einer GbR erfordert eine eigene Buchhaltung, zudem müssen Gewerbe- und Umsatzsteuererklärungen erstellt werden.

In welchen Fällen ist eine GbR steuerrechtlich unbedenklich?

Steuerrechtlich sind gemeinnützige Vereine im Rahmen einer Kooperation dann auf der sicheren Seite, wenn kein wirtschaftlicher Leistungsaustausch zwischen den dem gemeinnützigen Verein und der GbR stattfindet und die GbR als Verbund nach Außen nur in Vertretung für die einzelnen Kooperationspartner auftritt. Die Tätigkeit der GbR darf sich dabei nur auf die verwaltungstechnische Abwicklung des gemeinsamen Projektes beschränken (Innengesellschaft). Keinesfalls sollte die GbR selbst Rechtsgeschäfte tätigen oder nach Außen als fachlich oder inhaltlich verantwortlicher Verbund auftreten, zum Beispiel durch ein gemeinsames Briefpapier oder auf Flyern, auf denen die Beteiligten sich als gemeinsame Veranstalter präsentieren. Die GbR kann grundsätzlich Empfänger von Zuschüssen sein, muss diese doch als durchlaufenden Posten nach einem zuvor vertraglich festgelegten Verteilungsschlüssel an die Kooperationspartner weiterleiten.

Nicht immer muss die Entstehung einer GbR negative Folgen für den gemeinnützigen Verein haben. Mit einem durchdachten und vom Anwalt überprüften Gesellschaftsvertrag lassen diese sich vermeiden. Hierbei sollten sich Verein und Partner ausführlich beraten lassen, um die aus der Kooperation entstehenden Rechte und Pflichten für beide Seiten genau zu definieren. Das beugt Missverständnissen und Ärger durch mögliche Rechtsverstöße vor.

8 Tipps für die Gestaltung des Kooperationsvertrages

  1. Achten Sie darauf, mit der Kooperation ausschließlich Ihre gemeinnützigen Satzungszwecke zu verfolgen und diese im Kooperationsvertrag genau darzulegen.
  2. Vermeiden Sie eine Außen-GbR mithilfe einer „Internen Kooperationsvereinbarung“, die Ihren Kooperationspartner (Unternehmen) als steuerliche Hilfsperson gemäß AO §57, Abs.1 definiert.
  3. In der internen Kooperationsvereinbarung muss klar geregelt sein, dass Inhalt und Umfang des Tuns der Hilfsperson vom Verein bestimmt wird.
  4. Vermeiden Sie Begriffe wie Subunternehmer, Werkvertrag, Leistungsentgelt usw., die auf ein Subunternehmerverhältnis hinweisen könnten.
  5. Halten Sie in der Kooperationsvereinbarung fest, dass jeder Kooperationspartner seinen Beitrag auf der Grundlage seines eigenen Trägerprofils/Leitbildes in eigener fachlicher Verantwortung erbringt.
  6. Formulieren Sie, dass der Verein nach außen als zentraler Ansprechpartner auftritt und gegenüber Außenstehenden im eigenen Namen und auf eigene Rechnung handelt und nicht als Vertreter oder Bevollmächtigter der Partner.
  7. Die Partner (auch Unternehmen) müssen vertraglich garantieren, dass sie die gesetzlichen Regelungen der AO bezüglich der Gemeinnützigkeit einhalten. Vom Verein eingebrachte Mittel dürfen nur für steuerbegünstigte Zwecke eingesetzt werden. Bei Verletzung der Mittelbindungen ist der Verein berechtigt, die entsprechenden Mittel zurückzufordern und/oder Schadensersatz zu verlangen.
  8. Der Kooperationsvertrag sollte zudem eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Projektbeiträge sowie Regelungen zur Haftung und Versicherung, Datenschutz- und Verschwiegenheitsregeln und Regelungen zur internen Kommunikation zwischen den Kooperationspartnern enthalten.

Fazit: Versicherungsschutz und vertraglicher Rahmen sind Voraussetzung Kooperationen leben von einer pragmatischen, unkomplizierten Zusammenarbeit. Nur dann ist es möglich, effektiv ein gemeinsames Ziel zu verfolgen und sich zusammen über das Erreichte zu freuen. Damit diese Freude nicht getrübt wird, müssen klare Rahmenbedingungen geschaffen werden, die sämtliche rechtlichen und steuerrechtlichen Aspekte berücksichtigen. Darüber hinaus bewahrt ein umfassender Versicherungsschutz den Verein und seine Kooperationspartner vor finanziellen Risiken – sei es bei gemeinsamen Veranstaltungen oder bei drohenden Vermögensschäden durch persönliche Haftung. Vereine sollten sich also unbedingt im Vorfeld einer Kooperation ausführlich beraten und absichern lassen. Unsere Rechts- und Versicherungsexperten vom Deutschen Ehrenamt stehen Ihnen dabei mit fundiertem Wissen zur Seite.

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