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5.09.2022

Die virtuelle Mitgliederversammlung im Verein

Für Vereine ist es üblich, einmal im Jahr zur Mitgliederversammlung zusammen zu kommen – so sieht es meist die Satzung vor. Doch hat die Covid-19-Pandemie gezeigt, dass das nicht immer möglich ist. Deshalb musste ein Ansatz gefunden werden, dennoch der Satzungsbestimmung nachzukommen. Die Lösung: Eine digitale Mitgliederversammlung. Lesen Sie hier, wie Sie bei der digitalen bzw. virtuellen Mitgliederversammlung alles richtig machen. Der erste Schritt: die Möglichkeiten zur virtuellen Mitgliederversammlung in der Satzung verankern.

DIE DIGITALE MITGLIEDERVERSAMMLUNG UND DAS GESETZ ZUR ABMILDERUNG DER FOLGEN DER COVID-19-PANDEMIE

Mit dem Lockdown und den zahlreichen Regelungen, die Versammlungen nahezu unmöglich machten, musste auch für Vereine und Verbände eine Lösung gefunden werden, dennoch ihre verpflichtende Mitgliederversammlung abhalten zu können. Mit dem Gesetz zur Abmilderung der Folgen der Covid-19 Pandemie wurde genau diese Möglichkeit geschaffen, eine Mitgliederversammlung ohne Präsenz der Teilnehmer vor Ort abzuhalten – auch, wenn bis dahin die Satzung diese Option nicht vorgesehen hatte. Rechtlich ist die virtuelle Mitgliederversammlung der Physischen gleichgestellt. Das heißt: Sie können grundsätzlich alles beschließen und regeln, was im Rahmen einer normalen Mitgliederversammlung möglich wäre. Lediglich der Raum ändert sich. Anstelle des Vereinsheims, einer Gaststätte oder dem Pfarrzentrum, ist es nun der virtuelle Konferenzraum, in dem sich alle Mitglieder versammeln. Den Mitgliedern wird dann im Rahmen der elektronischen Kommunikation die Ausübung ihrer Rechte ermöglicht.

Mit dem Covid-19-Abmilderungsgesetz wurden auch Erleichterungen für die Beschlussfassungen von Vereinen geschaffen. Gemäß Art. 2 § 5 Abs. 2 des Gesetzes ist es möglich, den Vereinsmitgliedern alternativ zur virtuellen Mitgliederversammlung die Briefwahl zu ermöglichen. Auf diese Weise hat jedes Mitglied, auch ohne Teilnahme an der digitalen Mitgliederversammlung, die Chance, sein Stimmrecht auszuüben. Auch § 32 Abs. 2 BGB erfährt mit dem Covid-19-Abmilderungsgesetz eine Erleichterung hinsichtlich des Umlaufverfahrens. So kann ein wirksamer Beschluss per Umlaufverfahren gefasst werden, sofern alle Mitglieder beteiligt wurden und bis zur Frist der Stimmabgabe mindestens die Hälfte der Mitglieder ihre Stimme in schriftlicher Form abgegeben hat (Art. 2 § 5 Abs. 3). Der Beschluss wird dann mit der erforderlichen Mehrheit gefasst. Da hiermit dennoch gewisse Formvorschriften verbunden sind, zeigt es sich in der Praxis von Vorteil, Beschlüsse im Rahmen einer digitalen Mitgliederversammlung zu fassen.

Wichtig: Das „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie“ gilt derzeit bis zum 31.08.2022.

GRUNDLEGENDES ZUR VIRTUELLEN MITGLIEDERVERSAMMLUNG

Mit dem Wegfall des „Gesetz zur Abmilderung der Folgen de VOVID-19-Pandemie“ muss nunmehr die Möglichkeit zur Abhaltung einer virtuellen Mitgliederversammlung wirksam in der Vereinssatzung hinterlegt werden.

Grundsätzlich eröffnet die neue Möglichkeit, dass Vorstand und Vereinsmitglieder sich per Video-Konferenz oder in einem Chat-Room zusammenschalten können. Wichtig ist dabei, dass allen Mitgliedern der Zugang gewährt wird. Das macht es für den Vorstand notwendig, sich im Vorfeld mit den technischen Gegebenheiten auseinanderzusetzen. Gerade bei großen Mitgliederversammlungen mit einer hohen Teilnehmerzahl müssen klare Regelungen getroffen werden – beispielsweise, dass nur der Versammlungsleiter mit Bild und Ton zu sehen ist, während die anderen Teilnehmer stummgeschaltet sind. Und auch das Thema Datenschutz drängt sich bei der virtuellen Mitgliederversammlung in den Vordergrund. 

WICHTIGE ASPEKTE EINER DIGITALEN MITGLIEDERVERSAMMLUNG

Um auf der sicheren Seite zu sein, haben wir Ihnen nachfolgend zentrale Aspekte, die Sie bei der Planung und Durchführung der virtuellen Mitgliederversammlung beachten sollten, zusammengetragen:

Einberufung zur digitalen Mitgliederversammlung

Egal, ob digital oder vor Ort, es gelten die in der Satzung vorgesehenen Formalien und Fristen. Der Ort, in diesem Fall der digitale, muss klar kommuniziert sein. Zum Versammlungsort wird dann der Aufenthalt des Versammlungsleiters zum Zeitpunkt der virtuellen Mitgliederversammlung. In der Einladung müssen den Mitgliedern alle notwendigen Details an die Hand gegeben werden, vor allem die Einwahldaten, um sicherzustellen, dass jedem Mitglied der Zugang gewährt wird. Bestandteil der Einladung sollte darüber hinaus auch die Erläuterung der Ausübung der mitgliedschaftlichen Rechte sein.

Mitgliedschaftsrechte und Abstimmung

Jedes Vereinsmitglied hat ein Recht auf Teilnahme an der (digitalen) Mitgliederversammlung. Und auch ein Rede-, Informations- und Stimmrecht. Bei der virtuellen Mitgliederversammlung ist die Wahrnehmung der Mitgliedschaftsrechte durch die Kommunikation untereinander in Echtzeit gegeben. Denn auch im virtuellen Raum haben die Mitglieder die Möglichkeit, sich untereinander und mit dem Versammlungsleiter auszutauschen oder Fragen zu stellen. Um bei Abstimmungen den Überblick zu behalten, sollte darauf verzichtet werden, ein Handzeichen in die Kamera zu geben, sondern vielmehr auf eine Abstimmungssoftware zurückgegriffen werden.

Tipp: Fordern Sie bei großen Mitgliederversammlungen Fragen und Redebeiträge vorab an und planen Sie diese in den Ablauf mit ein. So vermeiden Sie Chaos durch aufkommende Beiträge der Mitglieder.

Dokumentation der virtuellen Mitgliederversammlung

Gerade, wenn Entscheidungen, wie eine Satzungsänderung oder Neuwahlen des Vorstands, anstehen, sollte die Dokumentation während der digitalen Mitgliederversammlung keinesfalls vernachlässigt werden. Denn Beschlüsse in dieser Größenordnung müssen auch beim zuständigen Registergericht eingereicht werden. Zu einer vollständigen Dokumentation gehört deshalb die Teilnehmerliste sowie das Protokoll der virtuellen Mitgliederversammlung mit allen gefassten Beschlüssen.

Schriftliche Stimmabgabe ohne persönliche Teilnahme

Neben der Option zur Teilnahme an der virtuellen Mitgliederversammlung, besteht auch die Möglichkeit der Stimmabgabe im Vorfeld, ohne dass eine persönliche Teilnahme notwendig ist. Auch hierfür ist es vorab wichtig, allen Mitgliedern die Einberufung zur Mitgliederversammlung sowie die zu verwendenden Beschlussunterlagen ordnungsgemäß zu übermitteln. Enthalten ist bei dieser Form auch ein schriftliches Beschlussdokument. Hier kann beispielsweise mittels Ankreuzen die Stimmabgabe erfolgen. Gesetzlich ist dabei eine schriftliche Stimmabgabe vorgeschrieben, sodass per Mail keine gültige Stimme abgegeben werden kann. Auf diese Weise ergibt sich auch ein Weg für diejenigen, die generell nicht an der virtuellen Versammlung teilnehmen können oder wollen.

Datenschutz und virtuelle Mitgliederversammlung

Eine der größten Herausforderungen im Zuge der digitalen Mitgliederversammlung ist das Thema Datenschutz. Denn mit jeder Registrierung zur Teilnahme an der Versammlung werden persönliche Daten übertagen. Hinzu kommt, dass Streaming-Lösung, Voting-Tool und Registrierung meist von verschiedenen Anbietern stammen. Für Sie als Vorstand bedeutet das, dass Sie die Zustimmung der Teilnehmenden benötigen – auch, und vor allem, wenn Sie die Mitgliederversammlung aufzeichnen wollen. Gleichzeitig gilt, dass diese Zustimmung jederzeit durch die teilnehmenden Mitglieder widerrufen werden kann. Es muss daher vorab abgeklärt sein, wo und wie die Daten verarbeitet werden.

ABLAUF EINER VIRTUELLEN MITGLIEDERVERSAMMLUNG

Rückt der Termin der virtuellen Mitgliederversammlung näher, laden Sie genauso ein, als würden Sie zu einer Mitgliederversammlung mit Präsenz einladen.
Die Einladung enthält dann eben die URL zum gebuchten, digitalen Konferenzraum, Zeit und Tagesordnung. Sieht die Vereinssatzung vor, dass die Einladung per Post zu versenden ist, versenden Sie postalisch. Da wird keine Ausnahme gemacht, nur weil es sich um eine virtuelle Versammlung handelt.

Kurz (max. 1 Tag) vor Termin der Mitgliederversammlung stellen Sie den Mitgliedern die individuellen Zugangsdaten zum virtuellen Raum zu und weisen darauf hin, dass diese Daten unter Verschluss zu halten sind.

Haben sich dann alle TeilnehmerInnen eingewählt, gehen Sie vor wie immer: Sie eröffnen die Versammlung mit der Begrüßung, stellen wie gewohnt fest, welche Mitglieder anwesend sind. Da keine Liste zum Unterschreiben herumgereicht werden kann, haben Sie zwei Möglichkeiten, die Anwesenheit zu protokollieren:

a) Machen Sie einen Screenshot/Screenshots mit den Bildern und Namen aller Anwesenden

b) Einige Softwareanbieter stellen eine Teilnehmerliste zur Verfügung

Offene Abstimmungen und Wahlen können dann per Handheben oder einem virtuellen Zeichen, das die Software bietet, erledigt werden. Wichtig ist, dass Sie alles ordentlich dokumentieren und protokollieren. Auch das ist Ihnen von der „normalen“ Mitgliederversammlung bekannt. Somit ist der Unterschied gar nicht so groß und vielleicht etabliert sich dieses Verfahren, so dass Sie die virtuelle Mitgliederversammlung auch für die Zeit nach dem 31.08.2022 in der Satzung verankern.

Wichtiger Hinweis für Vereine mit dem Vereins-Schutzbrief des DEUTSCHEN EHRENAMTS: Im MitgliederPortal haben wir einen Textvorschlag für die entsprechende Ergänzung der Satzung hinterlegt. Selbstverständlich prüfen die spezialisierten Rechtsanwälte die überarbeitete Satzung der Vereine, die einen Vereins-Schutzbrief haben. Wie üblich die Satzung einfach im MitgliederPortal hochladen und prüfen lassen.


WELCHES MEETING-TOOL SOLL ES FÜR EINE VIRTUELLE MITGLIEDERVERSAMMLUNG IM VEREIN SEIN?

Eine kurze Suche im Internet gibt unterschiedliche Online-Tools aus. Unter Computerwoche.de werden die am meist genutzten kostenfreien Online-Konferenzsysteme vorgestellt. Dort können Sie sich schon mal orientieren. Zu den großen Anbietern für Videokonferenzen, die somit die Anforderung an eine Echtzeitkommunikation erfüllen, gehören Skype, Microsoft Teams und ZOOM.

Bei der Entscheidung, welches System Sie für die Versammlung Ihres Vereins wählen, sollten Sie erwägen, ob Beschlüsse offen oder geheim gefasst werden und wie viele Teilnehmer hier zusammenkommen. Für eine kleine Mitgliederversammlung mit geheimer Wahl können Sie die Versammlung online auf einer von Ihnen gewählten Plattform abhalten und die geheime Abstimmung bspw. über Doodle organisieren. Bei einer offenen Abstimmung in kleiner Runde kann einfach per Chat- oder Abstimmungsfunktion des Konferenztools abgestimmt werden. Je größer die Gruppe und je komplexer die Abstimmung, desto herausfordernder wird das digitale Vorgehen. Hier müssen Sie zusätzlich auf eine Voting-Lösung zurückgreifen, die auch gewichtete Abstimmungen, Stimmrechtsübertragungen sowie eingeschränktes Wahlrecht der Teilnehmenden ermöglichen.

Gut zu wissen: Kommt es zu technischen Störungen bei der Teilnahme, ist dies nach überwiegender Meinung kein Grund zur Anfechtung der virtuellen Mitgliederversammlung und ihrer gefassten Beschlüsse.

EXTRATIPPS FÜR EINE VIRTUELLE MITGLIEDERVERSAMMLUNG IM VEREIN

Fassen Sie Beschlüsse, die zum Registergericht müssen, empfehlen wir Ihnen vorab einen Anruf bei dem für Ihren Verein zuständigen Registergericht. Dabei können Sie kurzerhand klären, ob spezielle Regeln eingehalten werden müssen, damit online gefasste Beschlüsse wie Satzungsänderung oder Vorstandswahl auch wirklich anerkannt werden.

Die Virtuelle Mitgliederversammlung – Tipps zur Vorbereitung und Durchführung:

Technische Anforderungen: Streaming, Registrierung, Voting, Wahrung der Mitgliedschaftsrechte, Beschlüsse anfechtungssicher fassen.

Wie führt man eine Online-Mitgliederversammlung durch? Was sollte man vorab planen und bedenken? Auch wenn Videokonferenzen inzwischen für die meisten ein bisschen mehr zur Routine geworden sind, gibt es doch immer wieder Stolpersteine. Damit bei Ihrer nächsten digitalen Mitgliederversammlung alles rund läuft, haben wir Ihnen nochmals abschließend ein paar Tipps zusammengetragen:

Fragen, die es vorab zu klären gilt:

  • Wie viele Teilnehmer werden erwartet?
  • Mit welchen Endgeräten nehmen die Mitglieder voraussichtlich teil? PC, Laptop, Smartphone?
  • Wie gelingt es Ihnen, alle Mitgliederrechte zu wahren? Dazu gehört das Recht zur Teilnahme, zur Rede, Frage und Auskunft sowie das Stimmrecht.
  • Wie wird eine optimale Einbindung erreicht, sodass alle teilnehmen, aber nur die Stimmberechtigten wählen können?
  • Welche Punkte stehen auf der Tagesordnung?
  • Finden Wahlen statt? Und falls ja, wie komplex gestalten sich die Abläufe?
  • Gibt es derzeit Konflikte im Verein?
  • Wer ist zu sehen? Nur der Versammlungsleiter? Oder alle Vorstände?

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